แผนคืออะไรประเภทใดและมีไว้เพื่ออะไร

ในคำศัพท์รายวันวลี "ทุกอย่างเป็นไปตามแผน" หมายความว่าทุกอย่างเกิดขึ้นตามที่ตั้งใจไว้โดยไม่ต้องแปลกใจหรือประหลาดใจแม้แต่น้อย แต่ทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญนัก? ทำไมคุณต้องมีแผนปฏิบัติการ มันคืออะไร เป็นไปได้หรือไม่ที่จะบรรลุวัตถุประสงค์โดยปราศจากคำสั่งที่กำหนดไว้ล่วงหน้า? แผนจำเป็นสำหรับการมอบหมายงานเท่านั้นหรือไม่สามารถทดแทนได้ในชีวิต? เรียนรู้วิธีการวางแผนเวลาของคุณ? ทำยากไหม มีเทคโนโลยีที่มีประสิทธิภาพไหม? เราวางแผนสิบนาทีถัดไปเพื่อทำความคุ้นเคยกับปัญหานี้

แผนคืออะไร?

แผนคือการกระทำโดยเจตนาที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดภายในระยะเวลา โดยสรุปการจัดทำแผนประกอบด้วยองค์ประกอบดังต่อไปนี้:

การตั้งค่าเป้าหมาย - ตั้งเป้าหมาย;
การออกแบบ - โปรแกรมการกระทำ
การออกแบบที่หลากหลาย - ทางเลือกของความคิดที่หลากหลาย;
กำหนดเวลา - กำหนดเวลา;
คำจำกัดความของทรัพยากร - สิ่งที่จำเป็นต้องใช้
ความมุ่งมั่นของนักแสดง - ใครจะทำหน้าที่;
การแก้ไขผลลัพธ์ - สร้างแบบจำลองแผนงานหรือโครงการ

ตัวอย่างเช่น บริษัท ต้องการทำตลาดผลิตภัณฑ์ใหม่ สำหรับการเริ่มต้นกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ทำสเก็ตช์ของโปรแกรมการกระทำที่เป็นแบบอย่างกำหนดกลยุทธ์และยุทธวิธี จากนั้นตั้งค่ากำหนดเวลาสำหรับการมอบหมายย่อหน้าย่อยทั้งหมด จากนั้นพวกเขาค้นหาทรัพยากรที่จำเป็นแหล่งที่มาของพวกเขาและกำหนดขอบเขตของความรับผิดชอบของนักแสดงแต่ละคน ในที่สุดพวกเขาบันทึกความคิดลงบนสื่อกายภาพ (กระดาษหรือเอกสารดิจิทัล) โดยเริ่มใช้มัน รูปแบบนี้ง่ายขึ้นเนื่องจากมีการวางแผนประเภทต่าง ๆ การใช้งานของพวกเขาหมายถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดพิเศษบางอย่าง

มีการเตรียมแผนประเภทใดบ้าง

ประเภทของการวางแผนนั้นกว้างขวางขอบเขตในเวลาวัตถุต่าง ๆ เนื้อหาความลึกความมุ่งมั่นคำสั่งการบัญชีพื้นที่การประสานงานของการวางแผนการตัดสินใจ ในความเป็นจริงทุกอย่างค่อนข้างง่ายและมีเหตุผล ดังนั้นแผนคือ:

ตามขอบเขต:

ทั่วไป - คำนึงถึงรายละเอียดทั้งหมดของงาน
บางส่วน - อธิบายองค์ประกอบเฉพาะ

ในแง่ของการใช้งาน:

ระยะยาว - แสดงถึงกลยุทธ์การพัฒนาเป็นระยะเวลานานกว่า 5 ปี
ระยะกลาง - ขยายระยะเวลาจากหนึ่งปีเป็นห้าปี
ระยะสั้น - แก้ปัญหาปัจจุบัน (ไม่เกิน 1 ปี)

ตามวัตถุ:

เป้าหมายแผน - การตั้งค่าเป้าหมาย;
แผนของเงินทุน - คำจำกัดความของงบประมาณและอุปกรณ์
แผนบริหาร - การแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ
แผนงานโครงการ - การพัฒนาโปรแกรมที่เหมาะสม
แผนปฏิบัติการ - เข้าใจความพยายามที่จำเป็น

ตามเนื้อหา:

แผนกลยุทธ์ - เงื่อนไขในการบรรลุเป้าหมาย;
แผนกลยุทธ์ - ทิศทางหลักของงาน
แผนปฏิบัติงานตามปฏิทิน - ข้อมูลจำเพาะและกำหนดเวลา
แผนธุรกิจ - การบัญชีสำหรับตัวชี้วัดทั้งหมดที่มีบทบาทในการบรรลุเป้าหมาย

ขึ้นอยู่กับความลึก:

สรุปรวม - คำนึงถึงพารามิเตอร์ทั่วไป
ละเอียด - คำนวณรายละเอียดที่เป็นไปได้ทั้งหมด

ตามข้อผูกพัน:

บังคับ (คำสั่ง) - กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด;
เป็นตัวเลือก (บ่งบอก) - ค่อนข้างแนะนำ

ขึ้นอยู่กับลำดับของการดำเนินการ:

สั่ง - ต้องดำเนินการตามลำดับ;
พิเศษ - ปรากฏตามความจำเป็น
เลื่อน - แนะนำความเป็นไปได้ของการขยาย

ตามข้อมูลการบัญชี:

แผนยาก - การปฏิบัติตามข้อบังคับทั้งหมด;
แผนยืดหยุ่น - ความสามารถในการเบี่ยงเบนจากหลักสูตรที่กำหนด
แผนยืดหยุ่น - การรวมกันของแผนยืดหยุ่นและแข็ง

ตามแอปพลิเคชัน:

การตลาด - กำหนดกลยุทธ์ระดับโลกของ บริษัท
การเงิน - ความเข้าใจองค์ประกอบทางเศรษฐกิจ
การผลิต - การจัดหาวัสดุและฐานทางเทคนิค
การวิจัย - การก่อตัวของแนวคิดพื้นฐาน;
ส่วนบุคคล - โครงสร้างประสิทธิภาพส่วนบุคคล

โดยการประสานงานในเวลา:

แผนพร้อมกัน - ประกอบด้วยขั้นตอนเดียว;
แผนลำดับ - เกิดขึ้นในกรณีของกระบวนการที่ยาวนานซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนแยกต่างหาก

ประเภทของแผนที่ระบุไว้ส่วนใหญ่เป็นสากลและสามารถใช้ทั้งเพื่อวัตถุประสงค์ขององค์กรและเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลของบุคคล ตัวอย่างเช่นพวกเขาสามารถใช้ในการรวบรวมแผนรายวัน มันคืออะไร มาคุยกันต่อไป

แผนวันคืออะไร?

แผนของวัน - ลำดับการกระทำที่รอบคอบสำหรับวันข้างหน้า ผู้เชี่ยวชาญด้านการวางแผนแนะนำให้ทำสองครั้ง ครั้งแรก - ในตอนเย็นและครั้งที่สอง - ในตอนเช้าโดยคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปได้

เป็นการดีที่สุดที่จะต้องคำนึงถึงลักษณะทางสรีรวิทยาของบุคคลเพื่อพิจารณา biorhythms ทุกวัน ตัวอย่างเช่นการทำงานของสมองจะเปิดใช้งานตั้งแต่ประมาณ 10.00 ถึง 12.00 ในช่วงเวลานี้คุณสามารถกำหนดเวลางานที่สำคัญที่สุด

พลังงานเพิ่มเติมตก. ควรเติมในระหว่างอาหารกลางวัน จากนั้นมีความจำเป็นที่จะต้องปล่อยให้ร่างกายได้พักผ่อนและพักผ่อน ตั้งแต่เวลาประมาณ 14.00 ถึง 16.00 น. มีการเปิดใช้งานกิจกรรมทางปัญญาและความคิดสร้างสรรค์อีกครั้ง ในเวลานี้มีความเหมาะสมที่จะจัดการประชุมหรือระดมความคิด

ใกล้เวลา 17.00 น. มีสมรรถภาพทางกายสูงสุด ขอแนะนำให้สละเวลานี้กับกีฬาหรือกิจกรรมกลางแจ้ง จากนั้นติดตามอาหารเย็นการพักผ่อน

ทำความเข้าใจกับช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลมากที่สุดของพวกเขามันง่ายกว่าในการวาดงานที่สำคัญสำหรับเวลานี้เพื่อที่จะดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่สุด

วิธีการวางแผน

ในบรรดาตัวเลือกที่หลากหลายสำหรับการวาดแผนมีหลายวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดซึ่งได้รับความนิยมโดยเฉพาะอย่างยิ่งจากผู้สนับสนุนการจัดการเวลา:

การวางแผนเบื้องต้น
ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์;
แผนภูมิแกนต์
การวางแผนสมาร์ท
เทคนิค GTD

วิธีการเหล่านี้สามารถใช้แยกหรือรวมกัน แต่ละคนมีประสิทธิภาพในการแก้ปัญหาเฉพาะด้านโดยเน้นเฉพาะด้านการวางแผน ตัวอย่างเช่นการเลือกลำดับความสำคัญการตั้งค่าเป้าหมายหรือกรณีการสั่งซื้อ

การวางแผนเบื้องต้น

วิธีการจัดทำแผนนี้ส่วนหนึ่งเปรียบได้กับกฎ Pareto ซึ่ง 20% ของความพยายามนำมาซึ่งผลลัพธ์ 80% และในทางกลับกัน หากคุณเรียนรู้ที่จะระบุพื้นที่ที่มีประสิทธิผลมากที่สุดพวกเขาจะให้ "การแบ่งปันของสิงโต" แห่งความสำเร็จ ดังนั้นวิธีการ ABC จะขึ้นอยู่กับการจัดลำดับความสำคัญตามความสำคัญของพวกเขา:

- งานที่สำคัญที่สุด (ตามกฎแล้วมีไม่เกิน 15% ของงาน แต่ให้ผลประมาณ 65%)
B - เรื่องของความสำคัญเฉลี่ย (มีประมาณ 20% และประสิทธิภาพของการใช้งานของพวกเขาคือภายใน 20%);
C - ไม่ใช่งานที่สำคัญ (ให้ความสำเร็จ 15% เมื่อเติมเต็ม 65% ของเวลา)

เมื่อพิจารณาและมุ่งเน้นความพยายามของเขาในการปฏิบัติงานจากประเภท A บุคคลจะเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลหรือแรงงานของเขาอย่างมากเนื่องจากเขาใช้เวลาน้อยลงในการทำงานที่ไร้ประโยชน์

ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์

การวางแผนที่มีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับการเลือกลำดับความสำคัญซึ่งได้รับการตั้งชื่อตามผู้บัญชาการและประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกาคือ Dwight David Eisenhower ตามวิธีการนี้ต้องมีการจัดทำแผนตามความสำคัญและความเร่งด่วนของคดี กราฟิกดูเหมือนว่า Quadrant แบ่งออกเป็นสี่ส่วน:

สิ่งสำคัญภารกิจเร่งด่วน - ภาคการพัฒนา
สิ่งสำคัญไม่ใช่งานด่วน - เป็นตารางที่จำเป็น
ไม่สำคัญภารกิจเร่งด่วน - โซน "ประจำ"
ไม่สำคัญไม่ใช่งานเร่งด่วน - เขตสูญเสียเวลา

จุดสองจุดแรกเป็นพื้นที่แห่งการเติบโตและความสำเร็จ ที่สามและสี่กำลังขับรถคนไปประจำ ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะหลีกเลี่ยงพวกเขาเมื่อมีการวางแผนความสามารถในการมอบหมายงานดังกล่าว

แผนภูมิแกนต์

วิธีที่ดีในการมองเห็นสิ่งที่วางแผนไว้คือการสร้างแผนภูมิ Gantt สาระสำคัญของวิธีการนี้ประกอบด้วยการสร้างเลนแสดงงานแต่ละงานตามด้วยการจัดวางตามแนวแกนเวลา การใช้ไดอะแกรมคอลัมน์ (ฮิสโตแกรม) สำหรับการดำเนินการตามแผนของพวกเขาได้รับการเสนอโดยวิศวกรชาวอเมริกันและผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการทางวิทยาศาสตร์ - เฮนรีลอเรนซ์แกนต์

วิธีนี้ใช้งานได้นอกเหนือไปจากเทคโนโลยีอื่น ๆ ที่ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบทุกขั้นตอนของการดำเนินโครงการรวมถึงเข้าใจประสิทธิภาพของความพยายาม

การวางแผนสมาร์ท

มันหมายถึงเขตข้อมูลของการตั้งเป้าหมาย แต่ถ้าไม่มีเป้าหมายที่ตั้งไว้อย่างถูกต้องแล้วจะไม่มีแผนที่ดี ตามเทคโนโลยีนี้เป้าหมายทั้งหมดควรวิเคราะห์ตามเกณฑ์หลัก:

จำเพาะ - รูปธรรม;
วัดได้วัดได้;
บรรลุ - เข้าถึง;
ที่เกี่ยวข้อง - การเปรียบเทียบกับงานอื่น ๆ ;
จำกัด เวลา - มีเวลา จำกัด

หากเป้าหมายเป็นไปตามข้อกำหนดเหล่านี้การพัฒนาแผนต่อไปจะไม่ทำให้เกิดปัญหาร้ายแรงเนื่องจากจะวางความสำเร็จตั้งแต่เริ่มต้นของงานนี้

เทคนิค GTD

วิธีดั้งเดิมที่พัฒนาโดยผู้เชี่ยวชาญชาวอเมริกันและที่ปรึกษาด้านการจัดการเวลา David Allen ตัวย่อ GTD ย่อมาจาก "นำสิ่งต่าง ๆ มาสู่ความสำเร็จ" เทคโนโลยีนี้ให้อัลกอริทึมที่ชัดเจนของการกระทำสำหรับการจัดระเบียบชีวิตของคุณ คำแนะนำเริ่มต้นด้วยการจัดองค์กรที่เหมาะสมของสถานที่ทำงาน ในอนาคตมีความจำเป็นต้องปรับปรุงกิจการและแผนของคุณให้ดีขึ้นโดยสร้างรายการโดยใช้เครื่องมือกำหนดปฏิทิน:

การกระทำต่อไปนี้ครอบคลุมระยะเวลาอันใกล้
โครงการ - งานที่ดำเนินการมาเป็นเวลานาน
Deferred - ส่วนของอำนาจที่มอบหมายให้ใครบางคน;
ไม่บังคับ - บางครั้งคลุมเครือ

ตามวิธี GTD สำหรับการวางแผนที่ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องตอบคำถามต่อไปนี้:

เป้าหมายอะไรที่ควรจะบรรลุ
จะนำไปใช้อย่างไร?
เส้นทางที่จะย้ายไปสู่การบรรลุเป้าหมายคืออะไร?

เมื่อมีความคล่องตัวในงานของพวกเขาและตอบคำถามที่ระบุไว้จะกลายเป็นเรื่องง่ายสำหรับบุคคลที่จะร่างแผนปฏิบัติการที่เหมาะสม

ข้อผิดพลาดการวางแผนคืออะไร

ไม่ว่าแผนจะดูไร้ที่ติอย่างไรก็ไม่สามารถทำประกันความผิดพลาดได้ สาระสำคัญของพวกเขาอยู่ในแนวทางที่มองโลกในแง่ดีเกินคาด ตัวอย่างที่โดดเด่นคืองานที่ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงครึ่งแทนที่จะเป็น 60 นาทีตามแผน ทั้งแผนส่วนบุคคลและส่วนรวมอาจมีความคลาดเคลื่อนคล้ายคลึงกัน

สาเหตุหลักของข้อผิดพลาด:

การใช้ประสบการณ์ก่อนหน้าไม่เพียงพอ
แนวโน้มที่จะถ่ายทอดความปรารถนาในความเป็นจริง
แนวโน้มที่จะโต้แย้งความล่าช้าในอดีตโดยปัจจัยภายนอกเท่านั้น
ความไม่ถูกต้องในการประเมินและการรับรู้ของเวลา
ทัศนคติต่องาน

นอกจากเสียเวลาแล้วความผิดพลาดในแผนยังเต็มไปด้วยการสูญเสียทรัพยากรทางการเงินหรือการผลิตหรือแม้แต่การดำเนินงานตามที่กำหนด ดังนั้นจึงขอแนะนำให้มีการ“ สำรอง” เวลาและความพยายามอย่างเฉพาะเจาะจงไว้ในแผนใด ๆ เพื่อให้คุณสามารถซ้อมรบในสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันหรือการปรับภารกิจ

ไม่ว่างานจะหนักหน่วงเพียงใดมันจะต้องมีแผนสำหรับการนำไปปฏิบัติ ไม่ว่าจะเป็นขนาดใดก็ตามสื่อบันทึกข้อมูลใด สิ่งสำคัญคือการตอบสนองความต้องการที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการเตรียมการรวมถึงการคาดการณ์ความพยายามและทรัพยากรที่จำเป็น มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ดังนั้นคุณควรอ่านแต่ละข้ออย่างละเอียดเพื่อเลือกวิธีที่เหมาะกับแต่ละบุคคล