บ่อยครั้งมากที่คุณได้ยินว่ามีคนขาดเวลาอย่างมาก พวกเขาจะทำทุกอย่างถ้ามีอีกสองหรือสามชั่วโมงในหนึ่งวัน ในขณะเดียวกันก็มีคนที่จัดการงานของพวกเขาอย่างสงบแม้กระทั่งจัดการเพื่อช่วยเหลือผู้อื่น ทำไมเป็นเช่นนั้น หลังจากทั้งหมดครั้งแรกและครั้งที่สองในวันเป็นเวลา 24 ชั่วโมง การบริหารเวลาตอบคำถามนี้ มันคืออะไร คุณเรียนรู้วิธีจัดการเวลาของคุณได้อย่างไร มีวิธีที่มีประสิทธิภาพที่ช่วยให้มีชีวิตอย่างมีเหตุผลและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่?
การจัดการเวลาคืออะไร?
การบริหารเวลาเป็นศิลปะของการบริหารเวลา มันรวมถึงวิธีการของการตั้งค่าเป้าหมายการวางแผนการควบคุมแรงจูงใจการจัดลำดับความสำคัญที่เหมาะสม คุณสามารถพิจารณาการจัดการเวลาเป็นเทคนิคทั้งหมดที่มุ่งพัฒนาประสิทธิภาพส่วนบุคคล เป็นเรื่องปกติที่จะอภิปรายไม่ใช่เครื่องมือการจัดการเวลา แต่เป็นวิธีการกำหนดเป้าหมายแรงจูงใจการมอบหมาย ฯลฯ
ในโครงสร้างของคำสอนนี้โดดเด่น สี่ช่วงตึกหลักที่ทำขึ้น "บันได" ของการจัดการเวลาขึ้นอยู่กับการเปรียบเทียบกับการเดินทาง:
- ประสิทธิผล - ตอบคำถาม "ทำอย่างไรดี"
- ของเทคโนโลยี - ให้ความเข้าใจว่า "จะทำอย่างไรต่อไป?"
- กลยุทธ์ - ช่วยในการวางแผน "จะไปที่ไหน"
- ปรัชญา - ให้ความหมายตอบว่า "ไปทำไม"
วางแผนชีวิตของคุณอย่างถูกต้องจากบล็อกที่สี่ "ทำไม" ไปที่รายการแรก "ได้อย่างไร"
นี่คือหนึ่งในประเด็นหลักของการจัดการเวลา - เพื่อเลือกเป้าหมายระดับโลก เข้าใจทิศทางของการนำไปใช้เพิ่มเติม จากนั้นกำหนดกลไกของความสำเร็จ ทำความเข้าใจกับเครื่องมือที่จำเป็นในการดำเนินการตามขั้นตอนที่วางแผนไว้ทั้งหมด
ความหมายอย่างมากของการกำหนดปัญหาดังกล่าวคือหาเหตุผลเข้าข้างตนเองในการทำงานเนื่องจากประสิทธิภาพของการดำเนินการทั้งหมดขึ้นอยู่กับการกำหนดเป้าหมายและการวางแผนที่เหมาะสม
การเกิดขึ้นและการก่อตัวของการจัดการเวลา
การจัดการเวลาคำปรากฏในยุค 70 ของศตวรรษที่ยี่สิบ ตามความเชื่อที่ได้รับความนิยมผู้เขียนเป็นนักธุรกิจจาก Denmark Klaus Möller เขาเสนอโน้ตบุ๊ก "Time Manager" ซึ่งกลายเป็นต้นแบบของผู้จัดงาน
ในคนเมื่อรากฐานของการจัดการเวลาเกิดมันเป็นไปไม่ได้ เป็นที่ถกเถียงกันอยู่ว่าความพยายามควบคุมเวลาส่วนตัวนั้นเกิดขึ้นในกรุงโรมโบราณ แหล่งที่เขียนเป็นครั้งแรกคือบันทึกของ Lucius Seneca จ่าหน้าถึงหนึ่งในขุนนางโรมัน เขาแนะนำให้มีส่วนร่วมในการเขียนบัญชีเวลาตรวจสอบการใช้งานประเมินชีวิตของคุณ เซเนกาชี้ให้เห็นความจำเป็นในการวางแผนธุรกิจเสนอให้ทำเช่นนี้ทุกเช้า นอกจากนี้นักปรัชญาโรมันยังเน้นถึงความสำคัญของการจัดลำดับความสำคัญเพื่อใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด
อาจจะเป็นความเข้าใจของเวลาที่เกี่ยวข้องในอารยธรรมอื่น ๆ ของสมัยโบราณเพราะคนทุกที่ต้องเผชิญกับงานและความท้าทายเดียวกัน ในรูปแบบที่ทันสมัยมากขึ้นการจัดการเวลาปรากฏขึ้นในช่วงกลางของศตวรรษที่ 18 และมีเวลาในการพัฒนาของการปฏิวัติอุตสาหกรรม. ด้วยการปรากฎตัวและการแพร่กระจายของพืชและโรงงานจำนวนมากแรงงานมนุษย์ก็น้อยลงเรื่อย ๆ ขึ้นอยู่กับปัจจัยทางธรรมชาติ ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะปรับปรุงกระบวนการทำงาน
ความคิดของการจัดการเวลาเส้นสีแดงผ่านชีวิตของคนที่โดดเด่นหลายคน ตัวอย่างเช่นนักเขียนและนักวิชาการชาวอิตาเลียน Leon Battista Alberti ผู้อาศัยอยู่ในยุคฟื้นฟูศิลปวิทยาในงานของเขาชี้ให้เห็นถึงความสำคัญของการจัดการเวลา เขามุ่งเน้นไปที่ความจำเป็นในการปรับปรุงกรณีและการวางแผนรายวัน ผู้สร้างอุดมการณ์ของ "ผู้จัดการเวลา" ในยุคของเขาคือไอแซคนิวตันผู้ซึ่งวางโครงสร้างหลักการของโครงสร้างจักรวาลอย่างชัดเจน ความคิดที่เสนอโดยเขากระตุ้นให้โคตรหลายคนคิดเกี่ยวกับการทำให้เพรียวลมชีวิตของพวกเขา
หนึ่งในผู้สนับสนุนที่โดดเด่นที่สุดของการจัดการเวลาคือ นักปรัชญาชาวเยอรมัน Immanuel Kantซึ่งปรับปรุงตารางเวลาจนถึงขอบเขตที่เพื่อนบ้านตรวจสอบนาฬิกา
นักการเมืองอเมริกัน เบนจามินแฟรงคลินผู้ให้โลกวลีที่รู้จักกันดีว่า "เวลาคือเงิน" เก็บบันทึกส่วนตัวดังนั้นจึงสูงถึงระดับการควบคุมตนเอง คำแนะนำที่ง่ายและมีประสิทธิภาพของแฟรงคลินเป็นพื้นฐานของการฝึกอบรมการจัดการเวลายอดนิยมมากมาย
มีบทบาทสำคัญในการพัฒนาการบริหารเวลาโดยวิศวกรชาวอเมริกัน เฟรดเดอริกเทย์เลอร์ซึ่งวางรากฐานสำหรับการจัดการที่ทันสมัยและองค์กรทางวิทยาศาสตร์ของแรงงาน (ไม่) Taylorism ในฐานะทฤษฎีการจัดการมีผลกระทบที่เป็นรูปธรรมในการเพิ่มผลผลิต
เป็นไปไม่ได้ที่จะไม่ระลึกถึงนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี Wilfredo Paretoซึ่งได้กำหนดหลักการบริหารเวลาที่มีชื่อเสียงระดับโลก "20:80" มันถูกถอดรหัสด้วยวิธีนี้: 20% ของความพยายามนำ 80% ของผลลัพธ์และในทางกลับกัน หากคุณกำหนดว่า "ยี่สิบ" นี้คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลได้อย่างมาก
การมีส่วนร่วมของประธานาธิบดีแห่งสหรัฐอเมริกาครั้งที่ 34 ไม่ได้มีนัยสำคัญน้อยกว่า ดไวต์เดวิดไอเซนฮาวร์ซึ่งพัฒนาวิธีการจัดลำดับความสำคัญที่สะดวกมากเรียกว่า "Eisenhower matrix" เขาเสนอให้แบ่งกรณีทั้งหมดตามความสำคัญและเร่งด่วนของพวกเขา มีงานสี่ประเภท:
- สำคัญเร่งด่วน
- สำคัญไม่เร่งด่วน
- ไม่สำคัญเร่งด่วน
- ไม่สำคัญไม่เร่งด่วน
ให้ความสนใจกับสองประเภทแรกและการหลีกเลี่ยงบุคคลที่สามหรือสี่บุคคลจะเรียนรู้วิธีการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เมื่อเวลาผ่านไปการจัดการเวลาที่เริ่มปรากฏให้เห็น ตัวอย่างเช่นการจัดการเวลาสำหรับผู้หญิง, ผู้ชาย, สำหรับนักธุรกิจ, สำหรับนักเรียน, สำหรับเด็กนักเรียน ฯลฯ
นักเขียนการจัดการเวลาที่ได้รับความนิยมในศตวรรษที่ 21: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande และคนอื่น ๆ ผู้จัดการเวลาทั่วโลก เราจะหารือเกี่ยวกับแนวคิดหลักของทิศทางนี้ต่อไป
เครื่องมือการบริหารเวลา
หลักการพื้นฐานของการจัดการเวลาส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่เกี่ยวข้อง:
- การตั้งค่าเป้าหมาย
- การวางแผน
- การตั้งค่าลำดับความสำคัญ;
- แรงจูงใจ;
- คณะผู้แทน
พวกมันเชื่อมโยงกันอย่างมีเหตุมีผลซึ่งกันและกันเสริมภาพรวมของการใช้เวลาอย่างมีเหตุผล
การตั้งค่าเป้าหมาย
เป้าหมายคือสถานที่สำคัญซึ่งช่วยให้คุณไม่เบี่ยงเบนไปจากเส้นทางที่เลือก การตั้งเป้าหมายเป็นวิทยานิพนธ์ขั้นพื้นฐานของการจัดการเวลาซึ่งช่วยในการคาดการณ์การประหยัดเวลาก่อนเริ่มงาน
บ่อยครั้งที่มีวิธีตั้งค่าเป้าหมายที่เรียกว่า SMART ตัวย่อนี้หมายถึงการปฏิบัติตามเกณฑ์ต่อไปนี้สำหรับการเลือกเป้าหมาย:
- Concreteness (เจาะจง) - ความเข้าใจที่ชัดเจนของผลลัพธ์ที่คาดหวัง;
- สามารถวัดได้ (สามารถวัดได้) - การประเมินเชิงปริมาณหรือเชิงคุณภาพ
- การเข้าถึง (ทำได้) - ความสามารถในการปฏิบัติงาน
- ที่เกี่ยวข้อง - ความจำเป็นในการดำเนินการ
- ข้อ จำกัด เวลา - คำจำกัดความกรอบเวลา
หากเป้าหมายนี้สอดคล้องกับหลักการของสมาร์ทมันจะเป็นไปได้ที่จะบรรลุด้วยความพยายามประหยัดที่สุด
การวางแผน
การไม่มีแผนหรือกลยุทธ์ได้ทำลายการทำสัญญาที่มีแนวโน้มจำนวนมาก นอกเหนือจากการรับรู้ถึงเป้าหมายแล้วควรเข้าใจและ“ ขั้นตอน” ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการ นอกจากนี้ยังเป็นที่พึงปรารถนาในการควบคุมผลลัพธ์ที่ได้
มีการคิดค้นวิธีการวางแผนหลายอย่าง แต่ในการจัดการเวลาหนึ่งในสิ่งที่ได้รับความนิยมมากที่สุดก็คือการวางแผนที่ยืดหยุ่น ขอแนะนำให้วางแผนไม่เกิน 60% ของวันของคุณออกจาก 40-50% ของตารางเวลาสำหรับสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน เป็นที่พึงปรารถนาที่จะร่างงานที่สำคัญที่สุดในขณะที่จัดวาง "กองหนุน" ไว้สำหรับเหตุสุดวิสัยที่หลากหลาย ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะหลีกเลี่ยงอารมณ์ด้านลบจากการไม่ปฏิบัติตามหรือปรับแผนของคุณ การประหยัดความอุ่นใจเป็นหนึ่งในความสำคัญอันดับต้น ๆ ของผู้บริหาร
จัดลำดับความสำคัญ
ลำดับความสำคัญคือลำดับการทำงานต่าง ๆ ตามกฎหมายที่เรียกว่า "กระเป๋าเงินของมิลเลอร์" หน่วยความจำของบุคคลสามารถเก็บองค์ประกอบ 7 ± 2 ซึ่งหมายความว่าคนปกติสามารถจัดการได้อย่างง่ายดายจาก 5 ถึง 9 กรณีที่แตกต่างกันรวมถึงงานอดิเรกและงานบ้าน ถ้าน้อยกว่านั้นชีวิตก็จะน่าเบื่อและถ้ามากขึ้นสมองก็จะไม่สามารถประมวลผลข้อมูลทั้งหมดได้ แต่มีกฎหมายของพาเรโตตามที่ 20% ของความพยายามนำ 80% ของผลและในทางกลับกัน การเลือกลำดับความสำคัญช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นกิจกรรมเหล่านั้นที่ให้ผลสูงสุด
หนึ่งในแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเลือกลำดับความสำคัญคือ "ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์" ซึ่งถูกกล่าวถึงข้างต้นในข้อความ โดยการแบ่งงานของคุณตามความสำคัญและความเร่งด่วนของพวกเขาคุณสามารถสร้างลำดับชั้นได้อย่างง่ายดายโดยเลือกพื้นที่ที่เกี่ยวข้องและมีประสิทธิภาพมากที่สุด
แรงจูงใจ
หากไม่มีแรงจูงใจที่เหมาะสมความปรารถนาที่จะทำงานจะหายไปและความสามารถในการผลิตของแรงงานลดลงเหลือน้อยที่สุด ผู้จัดการเวลาจะต้องสามารถสร้างแรงบันดาลใจให้ตนเองและผู้อื่นได้ วิธีการจูงใจที่ยอดเยี่ยมคือ "หลักการแห่งการยึด" มันแสดงถึงการสรรเสริญอย่างแน่นอนสำหรับการทำงานของงานที่เฉพาะเจาะจง
ตัวอย่างเช่นเด็กนักเรียนชอบเล่นคอนโซล แต่ไม่ต้องทำการบ้าน ผู้ปกครองสามารถเซ็นสัญญากับเขาว่าสำหรับการบ้านเขาจะได้รับโอกาสในการเล่น เด็กจะคุ้นเคยกับความจริงที่ว่าเกมจะตามมาด้วยบทเรียน ในทำนองเดียวกันคุณสามารถทำได้ในกรณีที่มีแรงจูงใจในตนเอง
คณะผู้แทน
ความสามารถในการมอบหมาย (ถ่ายโอน) งานของพวกเขาให้ผู้อื่นเพื่อประหยัดเวลาส่วนตัวเป็นทักษะที่มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้จัดการเวลาใด ๆ การควบคุมเขาไม่ยาก สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ 10 หลักการพื้นฐานของการมอบหมาย:
- จัดหานักแสดงด้วยการสนับสนุนที่จำเป็น
- ความรับผิดชอบต่อผลงานของเขา;
- เบื้องต้นแจ้งเกี่ยวกับการสั่งซื้อ;
- การมีส่วนร่วมของนักแสดงในกระบวนการ
- คำอธิบายที่ชัดเจนของผลลัพธ์ที่คาดหวัง;
- การกำหนดบรรทัดฐานและกฎของงาน;
- แรงจูงใจของนักแสดงบ่งบอกถึงความสนใจของเขา
- การกำหนดสิทธิและหน้าที่
- การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอในขั้นตอนการปฏิบัติ
- ความคาดหวังของความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้นและ "การคืน" ของหน่วยงาน
การปฏิบัติตามกฎเหล่านี้จะช่วยให้หลีกเลี่ยง "หลุมพราง" จำนวนมากของการมอบหมายซึ่งเป็นสิ่งที่อันตรายที่สุดที่จำเป็นต้องทำซ้ำ
หัวข้อของการมอบหมายโดยอ้อมรวมถึงความสามารถในการพูดว่า "ไม่" นอกเหนือจากการเรียนรู้วิธีการเปลี่ยนกิจวัตรประจำวันให้กับคนอื่น ๆ ขอแนะนำให้สามารถปฏิเสธหากพวกเขาพยายามทำสิ่งนี้กับคุณ
วิธีการจัดการเวลา
นอกเหนือจากคำศัพท์จากพื้นที่ที่เกี่ยวข้องการจัดการเวลามีคำศัพท์เฉพาะเช่นเดียวกับวิธีการดั้งเดิม ก่อนอื่นมันเป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การสังเกตแนวคิดของ "chronophage" ซึ่งเป็นการต่อสู้ที่ช่วยประหยัดเวลาได้มาก Chronophagus หมายถึง "เวลากิน" สิ่งเหล่านี้เป็นนิสัยสถานการณ์และแม้แต่คนที่กวนใจเราจากการทำงานที่สำคัญจริงๆ ในทางกลับกันพวกเขาได้พบกับ "ผู้รักษาเวลา" ซึ่งช่วยประหยัดทรัพยากรอันมีค่านี้ ถึงกระนั้นก็ตามคำศัพท์ก็คือ "บาซิลลัสแห่งการจัดการเวลา" ซึ่งหมายถึงการปรับให้เหมาะสมนอกเหนือจากเวลาของมันและยังเป็นกิจวัตรประจำวันของผู้คนโดยรอบรวมถึงครอบครัวเพื่อนและพนักงานกลายเป็น "ผู้รักษาเวลา" ที่แท้จริงสำหรับพวกเขา
จากวิธีการจัดการเวลาวิธีที่นิยมเรียกว่า "วิธีมะเขือเทศ", "วิธีกบ", "วิธีช้าง", "วิธีชีสสวิส" และอื่น ๆ อีกมากมาย et al,
วิธีมะเขือเทศ
นอกจากความสามารถในการทำงานเป็นสิ่งสำคัญมากในการเรียนรู้และผ่อนคลายอย่างเหมาะสม แต่ความสมดุลระหว่างโหลดและการกู้คืนไม่สามารถทำได้ นี่เต็มไปด้วยการพัฒนาของความเหนื่อยล้า Francesco Cirillo นักเรียนที่เฉลียวฉลาดจากประเทศอิตาลีได้เสนอวิธีการดั้งเดิมที่เรียกว่า "Pomodoro Method" มันประกอบไปด้วยการแบ่งงานออกเป็นช่วงเวลา 25 นาทีซึ่งสลับกับช่วงเวลาที่เหลือสามนาที - "มะเขือเทศ" หลังจากสี่รอบดังกล่าวจะมีการหยุดพัก 15-30 นาที วิธีนี้ช่วยให้คุณรักษาประสิทธิภาพและความกระตือรือร้นได้นานขึ้น
วิธีการกบ
ในยุโรปมีคำว่า "กินกบเป็นอาหารเช้า" มันหมายถึงต่อไปนี้ หากคุณทำงานที่ไม่พึงประสงค์มากที่สุดในตอนเช้ากบจากนั้นส่วนที่เหลือของวันจะเต็มไปด้วยอารมณ์เชิงบวก วิธีการจัดการเวลานี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อลดความเครียดปรับภูมิหลังทางอารมณ์และบรรเทาจิตใจของบุคคล
วิธีช้าง
ภายใต้ "ช้าง" ในการจัดการเวลาบ่งบอกถึงงานที่ยิ่งใหญ่และอึดอัด ในการปฏิบัติภารกิจดังกล่าวเริ่มต้นด้วยการแบ่งมันเป็นงานย่อยนั่นคือ - "ตัดช้างเป็นสเต็ก" ตัวอย่างเช่นหากจำเป็นต้องทำการซ่อมแซมในอพาร์ทเมนต์ "ช้าง" สามารถแบ่งออกเป็นห้องครัวห้องน้ำระเบียงห้องนั่งเล่นห้องนอน พวกเขาในทางกลับกัน "แยก" ทางด้านซ้ายหรือขวา ฯลฯ
วิธีสวิสชีส
อีกเทคนิคในการต่อสู้กับ "ช้าง" แต่คราวนี้ไม่มีระเบียบที่เข้มงวด หากใครบางคนต้องเผชิญกับงานที่มีขนาดใหญ่โดยไม่ทราบว่าจะ "เข้าหา" เธอควรจะเรียนรู้จากเมาส์ที่กัดชีสด้วยวิธีสุ่ม ค่อยๆชีส "ละลาย" ในสายตากลายเป็นงานที่สอดคล้องกับความสามารถของนักแสดง
การจัดการเวลารวมถึงพื้นที่ที่เกี่ยวข้องกันหลายแห่ง มันเป็นไปไม่ได้ที่จะเชี่ยวชาญคลังแสงทั้งหมดของวิธีการของเขา แต่ทุกคนสามารถนำหลักการการจัดการดังกล่าวไปใช้ในชีวิตของพวกเขาได้ หากคุณทำสิ่งนี้โดยปราศจากความคลั่งไคล้โดยไม่ต้องเปลี่ยนตัวเองให้กลายเป็นหุ่นยนต์การออกกำลังกายดังกล่าวจะเป็นประโยชน์ช่วยหาเวลาทำงานชีวิตส่วนตัวและการพัฒนาตนเองได้เสมอ
