“ ล้างใจของคุณ มันมีประโยชน์มากกว่าการล้างท้อง”
~ Michel de Montel
วันนี้ฉันจะพูดเกี่ยวกับชิป เทคโนโลยี GTDที่จะช่วยให้ คุณมีเวลามากขึ้นเหนื่อยน้อยลงเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของตัวเองลดปริมาณความเครียดและเพิ่มความพึงพอใจกับชีวิต
คุณรู้ไหมว่าจิตสำนึกของคุณจะเตือนคุณตลอดเวลาถึงการกระทำและงานที่คุณคิดว่าคุณจะทำ แต่ทิ้งไว้โดยไม่มีใครดูแล?
ในสมองของคุณมีงานที่ยังไม่เสร็จจำนวนมากกระบวนการที่ยังไม่ได้ประมวลผลซึ่งใช้ทรัพยากรภายในของคุณความแข็งแกร่งพลังงานและคุณไม่รู้เลยว่ามันมีน้ำหนักตาย ทั้งหมดนี้สร้างความเครียดและทำให้คุณขาดพลัง คุณแย่กว่าเดิมในการทำงานใหม่เพราะหัวของคุณเต็มไปด้วยคนเก่า
ในที่สุดวิธีการล้างหัวของข้อมูลทั้งหมดนี้ปรับปรุงงานและชีวิตของคุณฉันบอกในบทความนี้
เป็นไปได้ว่าคุณเคยได้ยินคำย่อ "GTD" ซึ่งย่อมาจาก Getting-Things-Done ("การทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จ", "วิธีทำให้สิ่งต่าง ๆ เป็นระเบียบ") ปรัชญาหรือเทคโนโลยีนี้ได้รับความนิยมอย่างมากต้องขอบคุณสื่อที่มีเนื้อหาครอบคลุม นักข่าวจากหนังสือพิมพ์เดอะการ์เดียนชื่อเดวิดอัลเลนผู้เขียนปรัชญา GTD คนที่ควรจะนำความเป็นระเบียบมาสู่จักรวาล
GTD ไม่ได้เป็นเพียงระบบการจัดการเวลาที่ผู้บริหารระดับสูงต้องใช้ในชีวิตส่วนตัว นี่คือระบบสำหรับการปรับให้เหมาะสมและการจัดระเบียบแรงงานไม่เพียง แต่การคิดมีสติซึ่งให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการ "ล้าง" จิตใจของภาระทางจิตที่ไม่จำเป็นพื้นที่เปิดโล่งสำหรับความคิดสร้างสรรค์แนวคิดใหม่และสร้างข้อกำหนดเบื้องต้นทางจิตวิทยาสำหรับแรงงานที่สะดวกสบายและเป็นระเบียบ ระบบนี้ถูกออกแบบมาสำหรับนักธุรกิจที่มีโครงการกว่าล้านโครงการและสำหรับแม่บ้านที่ต้องการดูแลเด็ก ๆ ปล่อยเวลาอ่านนิยายและสำหรับเด็กนักเรียนที่กำลังจะไปเรียนต่อ
แม้จะมีข้อเท็จจริงที่ว่าปรากฏการณ์นี้เป็นที่รู้จักกันดี แต่ทุกคนไม่ได้รู้ว่ามันคืออะไรและจะช่วยคุณได้อย่างไร ดังนั้นวันนี้ฉันจะบอกคุณอย่างแท้จริงว่ามีอะไรอยู่ในมือ หลังจากอ่านบทความนี้คุณจะสามารถนำความสงบเรียบร้อยมาสู่ชีวิตและการคิดของคุณในวันนี้และเกือบจะในทันทีคุณจะเห็นผลลัพธ์ที่เป็นบวกจากนวัตกรรมชีวิตเหล่านี้
อะไรกระตุ้นให้ฉันเริ่มจัดระเบียบเรื่องของฉัน
ความวิตกกังวลและความรู้สึกผิดไม่ได้เกิดขึ้นเนื่องจากการทำงานมากเกินไป มันจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณทำผิดกับตัวเอง
~ เดวิดอัลเลน
เมื่อไม่นานมานี้ฉันต้องเผชิญหน้ากับความจำเป็นในการจัดตารางงานของตัวเองซึ่งฉันค้นพบคอขวดจำนวนมาก ประมาณ 10 ปีที่แล้วเนื่องจากปัญหาสมาธิของฉันมันยากมากสำหรับฉันที่จะทำงานประเภทใดเป็นเวลานาน เมื่อเวลาผ่านไปฉันเริ่มทำงานในการปรับปรุงความสนใจและวินัยของฉัน ฉันเริ่มเรียนรู้ที่จะผ่อนคลายและทำตามคำสัญญาของฉัน มันเกิดผล
ฉันสามารถสร้างโครงการของตัวเองปลดปล่อยมันออกจากงานรับจ้างและเริ่มทำงานเพื่อตัวเองตามที่ฉันฝันไว้ ฉันมีความคืบหน้าในการทำงานกับตัวเองซึ่งได้รับการเสริมด้วยความแตกต่างที่โดดเด่นระหว่างของขวัญของฉันและอดีตของฉัน บางครั้งที่ผ่านมาฉันไม่สามารถรับมือกับการศึกษาของฉันที่สถาบันและงานจ้างง่าย แต่ตอนนี้ฉันทำงานอย่างมีระเบียบวินัยเพื่อประโยชน์ของโครงการของฉันเองและคนที่ได้รับประโยชน์จากการทำงานทุกวันด้วยตัวเองและไม่ใช่ "ภายใต้ฟาด" .
เท่านั้นจากนั้นฉันสังเกตเห็นว่านี่ไม่ใช่ขีด จำกัด ความรู้สึกของความสำเร็จในเวลานั้นซ่อนตัวจากปัญหาเหล่านั้นที่เกิดขึ้นในการทำงานของฉัน
ฉันมีงานที่หลากหลาย: จดหมายทางไปรษณีย์บทความบนเว็บไซต์ความคิดเห็นทำงานร่วมกับนักเรียนของหลักสูตร "ไม่ต้องตกใจ" เป็นต้น เป็นต้น ทั้งหมดนี้ต้องมีองค์กรที่ดี ฉันเข้าใจเกี่ยวกับการขาดงานเนื่องจากมีจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านจำนวนมากอยู่ในจดหมาย แต่ทำเครื่องหมายว่า "สำคัญ" ไฟล์ Vordovskie ที่มี "แผนสำหรับปี 2015", "งานสำหรับเดือนกุมภาพันธ์ 2016" กระจัดกระจายไปทั่วฮาร์ดดิสก์ ในกล่องมีสมุดบันทึกพร้อมโน้ตความคิดและอีกครั้งพร้อมคำอธิบายของงานที่ฉันต้องทำ ไม่จำเป็นต้องบอกว่าฉันเปิดไฟล์เหล่านี้น้อยมากและตรวจสอบกับรายการเหล่านี้ และสิ่งนี้ไม่ได้เกิดขึ้นมากนักเนื่องจากขาดวินัย แต่ด้วยความจริงที่ว่าทุกอย่างมีลักษณะอึดอัดทำให้รู้สึกภายในไร้ประโยชน์ของกิจกรรมการวางแผนเหล่านี้ทั้งหมด
ฉันรู้ว่าฉันยังมีเวลาไม่มากแม้ว่าฉันจะทำได้มากกว่านี้
โดยทั่วไปแล้วความพยายามในการจัดทำรายการงานและที่สำคัญที่สุดติดตามไปตามเวลา
แน่นอนว่าฉันได้ทำกิจวัตรประจำวันอย่างเร่งด่วน แต่ในเวลาเดียวกันฉันก็รู้สึกว่า "งาน" และ "ความคิด" ถูกหยุดชั่วคราว ทั้งหมดนี้ทำให้ฉันเริ่มรู้สึกพอใจน้อยลงจากการทำงาน มีหลายวันที่ฉันยอมให้ตัวเองเสร็จก่อนหน้านี้ ฉันออกไปข้างนอกบนถนนขี่จักรยานของฉัน แต่แทนที่จะเพลิดเพลินกับเวลาว่างของฉันซึ่งฉันจะไม่มีถ้าฉันทำงานในสำนักงานฉันถูกหลอกหลอนด้วยความรู้สึกที่ฉันไม่ได้ทำอะไรบางอย่างไม่ได้เกิดขึ้น มีเวลา ทัศนคติที่ชอบความสมบูรณ์แบบเริ่มปรากฏในความคิดของฉัน: "ฉันต้องทำมากขึ้น" "ฉันไม่ได้ทำงานมาก" แต่ฉันเข้าใจว่าปัญหาไม่ได้อยู่ในปริมาณงาน แต่ในองค์กร
ดังนั้นฉันตัดสินใจที่จะเริ่มจัดระเบียบพื้นที่ทำงานทั้งหมดของฉัน ฉันหยิบหนังสือยอดเยี่ยมของ David Allen ขึ้นมา -“ จะจัดของให้เป็นระเบียบได้อย่างไร” ฉันเคยได้ยินเกี่ยวกับระบบ GTD มาเป็นเวลานาน แต่ตอนนี้ฉันตัดสินใจที่จะรู้จักมันมากขึ้น
GTD คืออะไร
“ ธุรกิจที่ยังไม่เสร็จยังคงไม่สมบูรณ์ในสองแห่ง: ในความเป็นจริงและในหัวของคุณ ธุรกิจที่ยังไม่เสร็จในหัวของคุณดูดซับพลังงานของความสนใจของคุณเพราะมันรบกวนจิตใจของคุณ”
~ Brahma Kumaris
เมื่อฉันเพิ่งได้รับหนังสือเล่มนี้ฉันคาดว่าจะอ่านเคล็ดลับเล็กน้อยเกี่ยวกับการจัดการเวลาซึ่งฉันได้พบในแหล่งข้อมูลอื่นเช่น "แบ่งสิ่งต่างๆออกเป็นสิ่งสำคัญและไม่สำคัญ", "มอบหมายสิ่งที่สามารถมอบหมายให้ได้"
แต่ผู้เขียนพูดถึงวิธีการมาตรฐานของ "การบริหารเวลา" อย่าง จำกัด และในหลาย ๆ ด้านไม่มีประสิทธิภาพ ฉันชอบความจริงที่ว่า David Allen ไม่ได้หมายถึงการคำนึงถึง "การใช้แรงงานอย่างมีประสิทธิภาพ" อีกต่อไป แต่เป็นการคำนึงถึงความเป็นไปได้และข้อ จำกัด ของจิตสำนึกมนุษย์ เพื่อที่จะจัดระเบียบเรื่องของตัวเองเพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ขัดแย้งกับสิ่งที่เราคิด วิธีการ GTD ขึ้นอยู่กับข้อสรุปทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีการทำงานของสมองของเราวิธีการรวบรวมข้อมูลวิธีจัดการกับปัญหาที่ไม่ได้แก้ไข
หลักฐานทางจิตวิทยาขั้นพื้นฐานที่สุดของปรัชญานี้คือความจริงที่ว่างานสำคัญใด ๆ ไม่ว่าจะเป็นความสำเร็จของโครงการที่สำคัญหรือการเดินทางไปที่วัดสำหรับหลักสูตรของการทำสมาธิสมองของเรารับรู้ว่ายังไม่ได้ตั้งใจเก็บไว้ในใจ งานเหล่านี้ในรูปแบบของการกระทำดังต่อไปนี้เฉพาะภายในกรอบของระบบจัดเก็บข้อมูลภายนอก
อย่าตื่นตระหนกและไม่จำเป็นต้องอ่านย่อหน้านี้อีก! ตอนนี้ฉันจะอธิบายความหมายทั้งหมด ตัวอย่างที่ดีให้ไว้ในหนังสือ "ทำอย่างไรจึงจะเป็นระเบียบ" บอกเด็ก ๆ ว่าสิบปีที่แล้วคุณสัญญากับตัวเองในการทำความสะอาดตู้เสื้อผ้า แต่วันนี้คุณยังไม่ได้ทำ สมองของคุณเก็บและประมวลผลข้อมูลเกี่ยวกับภารกิจนี้มาสิบปีแล้วอย่างไร
ความจริงก็คือนักจิตวิทยามั่นใจว่าจิตสำนึกของเราในบริบทของการตั้งค่างานไม่มีความคิดเกี่ยวกับอดีตและอนาคต ความคิดเหล่านี้มีเพียงแนวคิดเท่านั้น แต่ไม่ได้อยู่ในอัลกอริธึมของการประมวลผลข้อมูลในจิตสำนึก
หากคุณสัญญาว่าจะพารถไปรับบริการในสัปดาห์หน้าและในขณะเดียวกันก็พยายามรักษาความมุ่งมั่นนี้ไว้ในใจคุณจะคิดว่าคุณต้องทำตอนนี้วันนี้เตือนคุณตลอดเวลา และพรุ่งนี้ก็จะได้รับการพิจารณาเช่นเดียวกัน
จิตใจของคุณไม่สามารถบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับมันที่ไหนสักแห่งในที่เก็บถาวรเพื่อเตือนความจำหลังจากเจ็ดวัน
งานจะอยู่ในสถานะ "ต้องแก้ปัญหาทันที" ทุกวันจนกว่าคุณจะไปใช้บริการ
ย้อนกลับไปที่ตัวอย่างของความยุ่งเหยิงในตู้เสื้อผ้าเราสามารถพูดได้ว่าในกรณีนี้คุณได้ทำความสะอาดตู้เสื้อผ้าตลอด 24 ชั่วโมงตลอด 10 ปีที่ผ่านมา! จิตสำนึกของคุณมองว่างานนี้ไม่สมบูรณ์ปล่อยให้มันอยู่ในพื้นที่แห่งความทรงจำของคุณสร้างความตึงเครียดและความไม่พอใจเนื่องจากงานที่ไม่ได้ผล
และเพื่อเพิ่มหน่วยความจำของคุณและปลดปล่อยจิตใจของคุณจากกระบวนการที่ยังไม่เสร็จการแจ้งเตือนที่ทรัพยากรทางจิตของคุณกำลังกลืนกิน (เช่นเดียวกับกระบวนการพื้นหลังบนคอมพิวเตอร์ที่ใช้ทรัพยากรตัวประมวลผลและหน่วยความจำทำให้เครื่องทำงานช้าลง)
- โอนงานจากหน่วยความจำภายใน (สมองของคุณ) ไปยังภายนอก (คอมพิวเตอร์โน๊ตบุ๊คแท็บเล็ตโทรศัพท์)
- ตัดสินใจว่าการกระทำที่เป็นรูปธรรมครั้งต่อไปจะเป็นอย่างไรเกี่ยวกับงาน ตัวอย่างเช่นงานระดับโลกของ "การซ่อมรถยนต์" อาจประกอบด้วยขั้นตอนง่าย ๆ มากมาย การกระทำแรกอาจเป็น: "ค้นหาชิ้นส่วนที่เหมาะสมบนอินเทอร์เน็ต"
ในกรณีนี้จิตสำนึกของคุณจะปล่อยหน่วยความจำภายในและหยุดเตือนคุณอย่างต่อเนื่องว่าคุณยังไม่ได้ทำ ท้ายที่สุดคุณได้โอนงานเหล่านี้ทั้งหมดไปยังระบบภายนอก
ตามหลักการแล้วประเด็นหลักของเทคโนโลยี GTD คือทุกสิ่งที่ต้องพึ่งพา หากคุณเข้าใจหลักการนี้แสดงว่าคุณมีความเข้าใจทั่วไปว่า GTD คืออะไร ระบบนี้เป็นการจัดการกรณีที่มีประสิทธิภาพการสร้างความคิดซึ่งต้องอาศัยทั้งองค์กรภายนอกของงานภายในระเบียนปฏิทินการเตือนและการเพิ่มประสิทธิภาพภายในของการทำงานของจิตสำนึก
ยิ่งไปกว่านั้นสองระดับนี้มีความสัมพันธ์กัน คำสั่งซื้อจากภายนอกเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นและเป็นเครื่องมือสำหรับการจัดระเบียบและ "บริสุทธิ์" สติ จิตใจที่ชัดเจนช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น * และเหนื่อยน้อยลง
(* แม้ว่าฉันจะใช้คำว่า "งาน" แต่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับกิจกรรมระดับมืออาชีพเพียงอย่างเดียวในบริบทนี้งานเกี่ยวข้องกับธุรกิจใด ๆ เลยการวางแผนวันหยุดก็ใช้ได้เช่นเดียวกับที่คิดถึงปัญหาความสัมพันธ์กับครึ่งหลังของคุณ)
ต่อไปฉันจะพูดถึงคุณสมบัติง่ายๆของระบบนี้
คุณสมบัติ 1 - ตัดสินใจว่าจะทำอะไรต่อไป
“ เมื่อคุณวางแผนกิจกรรมของคุณ (ความตั้งใจที่จะนำไปใช้) และตัดสินใจว่าการกระทำใดที่คุณจะทำในบริบทใดคุณเกือบจะถูกปรับให้เข้ากับพฤติกรรมที่ต้องการโดยอัตโนมัติแทนที่จะรวบรวมความตั้งใจทั้งหมดของคุณให้เป็นกำปั้นและบังคับตัวเองให้ทำอะไร”
~ D. อัลเลน
หากคุณอ่านหนังสือ "วิธีการวางสิ่งต่าง ๆ ตามลำดับ" คุณจะเข้าใจว่านี่เป็นกฎทอง ผู้เขียนกลับมาหาเขาตลอดเวลา ยิ่งกว่านั้นเขายังหมกมุ่นอยู่กับการสอนคนทั้งโลกให้คิดถึงการกระทำต่อไป!
ใช่กฎมีความสำคัญ แต่ต้องใช้เวลาและมีวินัยในการทำให้เป็นนิสัย
ความจริงก็คือว่าเราในฐานะที่เป็นกฎโต้เถียงเกี่ยวกับปัญหาโดยทั่วไปและเป็นนามธรรม "มันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะทำให้เด็กเรียนรู้ได้ดีขึ้น" "ฉันต้องสงบเพื่อที่จะมีส่วนร่วมน้อยลงในความขัดแย้ง" แน่นอนว่าภาพรวมจะต้องถูกเก็บไว้ในใจ แต่เพื่อที่จะนำสิ่งต่าง ๆ มาสู่การปฏิบัติคุณจำเป็นต้องย้ายไปสู่การวางแผนในระดับต่อไปนั่นคือเพื่อคิดถึงการดำเนินการต่อไป
ในกรอบของตัวอย่างที่เราตรวจสอบอาจเป็น:
- "ค้นหาบทความเกี่ยวกับการพัฒนาเจตจำนงวินัยและการต่อสู้ด้วยความเกียจคร้านบนอินเทอร์เน็ตหรือหาหนังสือในหัวข้อนี้ในหนังสือ"
- "อ่านเกี่ยวกับเทคนิคการผ่อนคลายคืออะไร"
- "กำหนดเวลาสนทนากับลูกชายของเขาเกี่ยวกับปัญหาการเรียนรู้ของเขา"
การกระทำต่อไปไม่จำเป็นต้องเป็นการกระทำทางกายภาพ “ การคิดว่าฉันควรจะไปเรียนวิทยาลัยหรือเปล่า” เป็นการกระทำด้วย คุณสามารถคิดถึงงานได้โดยไม่จำเป็นต้องดำเนินการต่อไป แต่เมื่อทำตามขั้นตอนนี้แล้วคุณจะปล่อยสมองบางส่วนออกไป
ไม่ใช่ทุกปัญหาในชีวิตเราที่เราสามารถแก้ไขได้ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเข้าใจว่าการตัดสินใจ "ไม่ทำอะไร" ก็เป็นการตัดสินใจเช่นกัน
เหตุการณ์นี้ช่วยให้คุณไม่เพียง แต่ปลดปล่อยจิตสำนึกเท่านั้น แต่ยังช่วยเติมพลังด้วยตัวคุณเองอีกด้วย งานหลายอย่างเมื่อเราแสดงมันในใจของเราดูเหมือนจะเป็นไปไม่ได้หรือยากมาก "พระเจ้าของฉันฉันจะต้องถอดกระท่อมฤดูร้อนทั้งหมดของฉันนี่คือการทำงานโดยไม่มีที่สิ้นสุด!" แต่มันจะง่ายกว่ามากถ้าเราจะลงมือทำหากเราร่างแผนในรูปแบบของการกระทำดังต่อไปนี้: "ค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมบนอินเทอร์เน็ต" มันง่ายกว่าตอนนี้ใช่ไหม และเมื่อเราทำสิ่งนี้เราจะรู้สึกพึงพอใจใกล้เข้ามาถึงเป้าหมายสุดท้าย
ชิป 2- ถ่ายโอนไปยังระบบภายนอก
อย่างที่คุณจำได้จากบทความนี้การใช้หน่วยความจำไม่เพียง แต่ไม่น่าเชื่อถือ แต่ยังไม่มีประสิทธิภาพในการใช้ทรัพยากรสมองของคุณ ดังนั้นเดวิดอัลเลนขอแนะนำให้โอนภารกิจทั้งหมดไปยังระบบภายนอกเพื่อเพิ่มหน่วยความจำ
ระบบภายนอกสามารถเป็นแท็บเล็ต, โทรศัพท์, โน๊ตบุ๊ค, คอมพิวเตอร์, โน๊ตบุ๊ค ผู้ให้บริการที่สะดวกสบายซึ่งคุณสามารถทำงานได้
ในฐานะผู้เขียนหลายคนได้รวบรวมกิจการและโครงการทั้งหมดของพวกเขาเป็นครั้งแรกรู้สึกโล่งใจอย่างมากความรู้สึกถึงการปลดปล่อยแม้ว่าบางครั้งมันจะอยู่ในแนวสยองขวัญ
โดยวิธีการนี่คือลักษณะที่รายการงานของฉันดูหลังจากการประมวลผลล่วงหน้า ฉันลบสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปจากที่นั่นซึ่งฉันได้ทำไปแล้วหรือตัดสินใจไม่ทำเลย นั่นคือในขั้นตอนแรกและก่อนที่จะใช้“ กฎสองนาที” (เกี่ยวกับด้านล่าง) มันมีมากขึ้น
มันจะไม่ฟุ่มเฟือยที่จะบอกว่ารายการงานควรจะจัดระเบียบสะดวกสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ทุกเวลา มีความจำเป็นต้องปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอและปรับปรุงตามความจำเป็น คุณต้องติดต่อเขาเพื่อตรวจสอบกับเขาเกี่ยวกับสถานะของการใช้งานโครงการของคุณ
(นั่นคือไม่ใช่แบบเดียวกับฉัน (หรืออาจเป็นกับคุณ): กองกระดาษและสมุดบันทึกในสถานที่ต่าง ๆ ในพื้นที่ทำงานของฉันซึ่งฉันไม่เคยพูดถึง)
และแน่นอน !!! แต่ละงานจะต้องบันทึกเป็นขั้นตอนต่อไป!
สาธุ
คุณลักษณะที่ 3 - จัดระเบียบงานตามบริบท
“ ไม่จำเป็นต้องใช้กำลังมากในการทำบางสิ่ง จำเป็นต้องใช้ความพยายามมากขึ้นในการตัดสินใจว่าจะทำอะไร”
~ เดวิดอัลเลน
ฉันไม่ได้สังเกตเห็นหนังสือเล่มนี้ให้คำแนะนำโดยตรงเกี่ยวกับวิธีการเรียงลำดับงานตามลำดับความสำคัญ เดวิดอัลเลนมั่นใจว่าความสำคัญของงานต่าง ๆ สำหรับจิตสำนึกของเรานั้นไม่สำคัญนักเนื่องจากความกังวลทั้งเล็กและใหญ่เกิดขึ้นในจิตสำนึกของเราและเราจำเป็นต้องเติมเต็มทุกสิ่ง (หรือตัดสินใจที่จะไม่ทำ) ไม่ได้ทำ pushover ซึ่งเป็นข้อมูลเกี่ยวกับที่เก็บไว้ในใจสามารถเบี่ยงเบนความสนใจของคุณจากสิ่งที่ "สำคัญ" มากขึ้น อย่างไรก็ตามมันมีวิธีการที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดระเบียบงานตามบริบทหรือตามระดับพลังงาน
เมื่อฉันมาถึงบางส่วนของวิธีการนี้อย่างสังหรณ์ใจ แต่แล้วฉันลืมมันไปเพราะฉันไม่ได้ทำเป็นระเบียบและไม่ทำให้มันเป็นนิสัย ตัวอย่างเช่นมีรายการงานจำนวนมาก งานบางอย่างต้องใช้พลังงานมาก
สำหรับฉันนี่คือ "การตอบสนองต่อความคิดเห็นและการสนับสนุนสำหรับนักเรียน" "บทความ"
สำหรับบางคนมันไม่เพียงพอตัวอย่างเช่น "การชำระเงินของโฮสติ้ง", "ทำงานกับบัญชีอิเล็กทรอนิกส์" ฉันสามารถทำสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดายเมื่อฉันไม่มีเวลาเพียงพอสำหรับบทความ
การตัดสินใจเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำในตอนนี้เอาไปจากฉันก่อนอื่นพลังงานจำนวนมากและประการที่สองพวกเขามีผลเสียต่อแรงจูงใจ ฉันไม่สามารถเลือกบทเรียนที่เหมาะสมที่สุดกับระดับพลังงานของฉันและด้วยเหตุนี้ฉันออกจากงานของฉันสิ้นสุดวันทำงานด้วยความรู้สึกอื้อฉาวที่ฉันไม่ได้ทำอะไร ตอนนี้ถ้าฉันมีความแข็งแรงน้อยและมีเวลามากฉันก็สามารถทำงานที่ไม่ต้องใช้พลังงานจำนวนมาก ฉันสามารถดูรายการที่มีชื่อ "พลังงานต่ำ" และทำอะไรบางอย่างจากมัน ความคิดสร้างสรรค์ทั้งหมดนั้นง่ายมาก!
คุณยังสามารถจัดระเบียบรายการงานของคุณตามบริบทเช่น“ ที่คอมพิวเตอร์”,“ ในร้านค้า” ฯลฯ วิธีการจัดระเบียบแบบอื่น ๆ มีอยู่ในหนังสือเล่มนี้
คุณสมบัติ 4 - กฎของสองนาที
กฎง่ายๆ แต่มีประสิทธิภาพมาก หากเราจัดระเบียบข้อมูลเกี่ยวกับกิจการของเราภายในรายการเตือนความจำเราอาจตกใจกับขนาดของรายการนี้ โชคดีที่มีวิธีที่ดีและง่ายในการทำความสะอาดอย่างละเอียด
คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกตัวเอง: "ตอบจดหมายของเพื่อนเวลาว่างของคุณจะเป็นอย่างไร" ถ้าคำตอบนี้ใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที!
เพียงแค่ตอบตอนนี้และปลดปล่อยหัวหน้าและรายการงานจากกรณีนี้ เมื่อหลังจากอ่านหนังสือของดี. อัลเลนฉันเริ่มเสาะหากล่องจดหมายของฉันฉันพบจดหมายที่ยังไม่ได้ตอบจำนวนมากที่นั่น แน่นอนกาลครั้งหนึ่งฉันทำเครื่องหมายพวกเขาเป็นภารกิจสำคัญ แต่แล้วฉันก็ลืมพวกเขาไป
ผลจากการตรวจสอบฉันตอบจดหมายเก่า ๆ จำนวนมากและใช้เวลาไม่นาน ผู้อ่านของฉันบางคนได้รับคำตอบจากฉันในอีกหนึ่งปีต่อมา! อย่าโกรธเคืองโปรดมาที่ฉันนี่คือผลลัพธ์ของกล่องจดหมายที่แออัดและองค์กรที่ไม่สำคัญ Теперь я стараюсь отвечать сразу, если понимаю, что процесс чтения и обработки письма займет не менее 5-ти минут. 2 минуты - это не строго, пускай каждый сам определит максимальный временной промежуток для себя.
В общем, "правило двух минут" формулируется так. Если в ходе обработки списка задач вы обнаружите дело, выполнение которого займет меньше 2-х минут, просто сделайте его.
Фишка 5 - Записывайте идеи
Наверняка вы замечали, что самые лучшие идеи по поводу вашей работы приходят вам тогда, когда вы не работаете! Поэтому Д. Аллен советует всегда иметь под рукой что-то, что поможет вам сохранять идеи: блокнот, электронный планшет и т.д. Дело тут не только в том, что это поможет вам не забыть ценные идеи и освободить свою память от информации. Да, это тоже важно.
Аллен уверен, что "форма определяет принципы". По его словам, у человека "Может возникнуть подсознательное нежелание думать о чем-либо из-за того, что вам негде записывать возникшие идеи".
Я проверил это на себе. Когда я путешествовал в Индии, я всегда носил с собой или блокнот, или телефон, куда я мог записать мысли и идеи. И мое сознание просто фонтанировало ими. Я записывал мысли во время тряски на сиденьях индийских поездов, на вершинах живописных холмов, в развалинах старинных храмов, лежа под Солнцем или под вентилятором в гостиничном номере.
Я был спокоен, во-первых, от того, что мне было, где зафиксировать возникшие идеи, а, во-вторых, благодаря тому, что мне не нужно было всеми силами удерживать идеи в памяти, я знал, что всегда могу к ним вернуться.
Конечно, важно не только сформировать привычку записывать свои идеи, но регулярно просматривать этот список.
Цитаты, ценные правила от других людей я теперь, кстати, тоже записываю, а не пытаюсь удержать в памяти.
Фишка 6 - Не разделяйте жизнь и работу
«Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которые они вызывают и внимания, которого они требуют».
~Дэвид Аллен
Как я уже писал, для нашего мозга нет большой разницы между задачами: "закончить проект по работе", "обсудить проблему в отношениях с женой". И та, и другая задача занимает нашу память и расходует психические ресурсы, где бы мы ни находились, в офисе, дома или на отдыхе.
И практический вывод из этого принципа стал для меня большим открытием. Раньше я, принимаясь за работу, откладывал обдумывание личных и жизненных проблем на потом. "Ведь сейчас я работаю! Мне не до этого!" - думал я.
Но на самом деле, тот факт, что эти задачи "висят" в сознании, может мешать мне сосредоточенно и эффективно работать (здесь я имею в виду работу в обычном понимании, как профессиональную деятельность). И самое плохое, что мы можем сделать, это оставить их "висеть". Поэтому иногда имеет смысл решить какие-то срочные семейные дела, рутинные задачи, даже подумать о "философских вопросах", которые вас очень беспокоят перед тем, как сесть работать.
Понятно, что тут есть свои проблемы. Можно так надолго погрузиться в это обдумывание, что к работе так и не приступить. Поэтому необходимо подходить к этому принципу осторожно и осознанно. Другим хорошим решением будет записать себе в список задач: "подумать о смысле жизни" и освободить себе голову от напоминаний об этом.
Фишка 7 - Польза для психотерапии
«Бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать».
~Дэвид Аллен
Я не мог не подумать о применении этой технологии к области психологии и психотерапии, профилактики неврозов, навязчивых состояний, деструктивных установок.
Существуют разные методы избавления от навязчивых, негативных мыслей. Некоторые психологи рекомендуют подвергать такие мысли тщательному логическому анализу. Другие - использовать успокаивающие и реалистичные установки-аффирмации.
Я же, хоть и использую эти подходы в своей практике помощи людям с паническими атаками, понимаю то, что возможности нашей логики в состоянии тревоги и паники весьма ограничены, и всегда существует шанс, что подобный анализ будет обращен против того, кто его применяет. Поэтому я в основном рекомендую просто терпеливо не реагировать на навязчивые мысли.
Но я также думаю, что принцип "обозначить следующее действие" и "концентрироваться на цели" может быть очень хорошо использован в отношении навязчивых мыслей и негативных установок.
Скажем, вы страдаете ипохондрией.
Вы думаете: "у меня страшная и смертельная болезнь".
Хорошо, теперь подумайте: "А какое следующее действие?"
"Наверное, надо сходить провериться. Но я ведь уже был у врачей на этой неделе, анализы не показали ничего страшного!"
Все встало на свои места, не так ли?
Или у вас социофобия:
"Люди меня не принимают, я никчемный человек"
Какое следующее действие?
"Я буду работать над улучшением своих социальных качеств и начну я с… ." или/и "Я научусь принимать себя, таким, какой я есть и начну я с… ". Чаще всего требуется как первое первое, так и второе умение в комбинации для решения проблем неуверенности в себе, социофобии и т.д. Формулировка следующего действия не только настроит вас на цель, но и покажет, что достижение цели возможно!
А даже если оно не возможно, то следующее действие будет: "Я ничего не буду делать с этой проблемой. Потому что ее невозможно исправить. Раз так, зачем о ней думать?"
Данный подход поможет вам думать не о проблеме, а об ее решении! Тревожные, мнительные, беспокойные люди часто очень сильно зациклены на проблемах. "У меня мало друзей", "страх не покидает меня", "все обо мне думают плохо" и т.д. Они больше задают вопросы: "почему", чем, "что с этим делать", что только формирует новое беспокойство и ощущение беспомощности.
Но вопрос: "какое следующее действие?" сразу настраивает вас на путь решения проблемы (или решения ничего не делать), что может освободить вашу голову от целого вороха негативных, бессмысленных мыслей о проблеме. В общем, попробуйте!
Чего можно достичь благодаря GTD?
«Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии».
~Дэвид Аллен
Применение методологии GTD выходит далеко за рамки повышения эффективности труда. Поэтому, реализовав хотя бы отдельные аспекты этого подхода на практике, вы почувствуете не только увеличение производительности, но и большую ясность сознания. Цель этой системы не только в том, чтобы вы работали лучше, а в том, чтобы вы освободили свою голову от ненужных мыслей о работе, невыполненных задачах. Чтобы вы легко смогли отпустить мысли о том, чего не можете изменить или имели наготове решение для того, что нуждается в вашем действии.
У человека, который наведет порядок в своих делах, появится порядок в голове, ему будет легче концентрироваться, генерировать идеи и расслабляться.
Стоит лишь перестать судорожно вспоминать о своих обязательствах, держать в памяти массу невыполненных задач и необдуманных проблем, как наше сознание расчистится, и у нас появится больше энергии, больше сил, больше простора для творчества и новых идей. Возможно, это поможет даже и медитации? В голове будет меньше забот и проблем, следовательно, концентрация и спокойствие в медитации будут глубже. Не даром Д. Аллен использует фразу «сознание как вода» на протяжении всей книги.
GTD, по словам ее автора - это глобальная технология самосовершенствования, а не просто способ тайм менеджмента.
Лично я только недавно начал ее применять. И могу сказать, что у меня появилось большее чувство контроля над делами, большее чувство удовлетворения по поводу работы. Я стал ощущать большую радость от выполненных дел и вышел из ощущения "постоянного, нескончаемого проекта". И главное, для меня открылся большой простор для совершенствования своих дел и своей работы.
Да прибудет с вами сила записывания следующего действия в рамках внешней системы напоминаний!
